Politica de confidentialitate a companiei Sc Innovative Professional Services Srl (“IPS”)
Ultima actualizare: 01.10.2021

Confidentialitatea dvs. si a datelor dvs. este importanta pentru noi. Aceasta politica de confidentialitate va statua modul in care compania noastra gestioneaza datele dvs. personale in urmatoarele situatii:
¬ atunci cand va inregistrati sau vizitati site-ul nostru, www.ioisrl.ro
¬ intrati in relatie cu noi pentru a ne utiliza produse sau serviciile oferite de compania noastra
¬ ne sunteti furnizor (de bunuri sau servicii), ca reprezentant, angajat sau orice fel de agent al unei companii furnizoare;
¬ prelucram datele dvs. la instructiunile sau ca urmare a unor actiuni ale tertilor
¬ aplicatia pentru angajare in cadrul companiei noastre;

Folosim urmatoarele principii de protective si prelucrare a datelor cu caracter personal:
¬ vom face tot posibilul pentru asigurarea acuratetii datelor.
¬ procesarea va fi limitata ca scop, activitatile IPS de procesare corespund scopului pentru care au fost colectate datele personale
¬ vom face tot posibilul pentru a asigura integritatea si confidentialitatea datelor
¬ procesarea este legala, corecta si transparenta
¬ procesarea se va face cu date minime, urmand a colecta si procesa doar cantitatea minima de date personale necesare pentru orice scop
¬ prelucrarea va fi limitata pe o perioada de timp, nu se vor stoca datele cu caracter personal pentru o perioada mai mare decat cea minim necesara.

Scopul acestei politici
Aceasta politica de confidentialitate va explica:
¬ scopurile pentru care prelucram datele dvs. personale si
¬ modul nostru de abordare privitor la orice tip de date personale colectate de la dvs. sau pe care le-am obtinut despre dvs. de la o terta parte
Prin folosirea termenului “prelucrare” vom acoperi toate activitatile care implica datele dvs. personale, inclusiv colectarea, manipularea, stocarea, partajarea, accesarea, utilizarea, transferul si eliminarea datelor. Aceasta politica:
¬ va indica drepturile pe care le utilizatorii site-ului www.ioisrl.ro le au in privinta prelucrarii datelor cu caracter personal ale acestora.
¬ este destinata in a va ajuta in luarea deciziilor in cunostinta de cauza atunci cand ne accesati siteul si serviciile.
Va rugam sa va acordati timpul si atentia necesara pentru a citi si intelege aceasta politica.

Cine suntem si ce face?
Suntem Innovative Professional Services Srl “IPS”, cu sediul social in Municipiul Cluj-Napoca, Str Calea Floresti, nr. 4, judetul Cluj, cod fiscal 40506547, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J12/294/2019, reprezentata legal prin Barbu Nicolae, in calitate de Administrator.
IPS, prin www.ioisrl.ro, ofera in principal servicii de informare online (ghid online) asupra tuturor aspectelor ce pot aparea prin infiintarea/administrarea/lichidarea unei societati de tip SRL. Folosim informatii provenite in principal din surse publice.

Cum ne puteti contacta?
Responsabilul nostru cu “Protectia Datelor cu Caracter Personal” (DPO) este Barbu Nicolae. Daca aveti orice fel de intrebari cu privire la aceasta politica de confidentialitate sau doriti sa va exercitati drepturile cu privire la protectia datelor dvs. cu caracter personal, puteti trimite un email DPO-ului nostru la adresa electronica contact@ioisrl.ro.

Datele personale colectate
Colectarea datelor dvs. se poate atunci cand ne accesati siteul, ne contactati sau solicitati informatii de la noi. Serviciile si siteul nostru sunt adresate persoanelor de peste 18 ani, astfel ca nu intentionam sa colectam si sa prelucram date ale acelora ce sunt sub aceasta varsata. Scopul principal al colectarii datelor personale este acela de a ne ajuta in:
¬ dezvoltarea, imbunatatirea si furnizarea produselor si serviilor oferite de ioiSRL
¬ solutionarea unor eventuale dispute si reclamatii sau a unor cereri de la dvs.
¬ scopuri de recrutare
¬ executarea eventualelor contracte viitoare cu dvs.
¬ respectarea oricarei legi aplicabile, hotarari judecatoresti, act judiciar sau a cerintelor unei autoritati competente in materie
¬ utilizarea in alte cazuri in care acest lucru este cerut sau permis de lege
Desi pentru serviciile generale si produsele specifice, majoritatea datelor colectate si prelucrate nu sunt unele cu caracter personal, constand in principal din informatii de ordin juridic si ce tin de operationalul unei companii de tip SRL, ocazional, sunt prelucrate si datele cu caracter personal asociate cu dvs in sursele publice oficiale sau private.

Prelucram informatii obtinute cu ajutorul fisierelor de tip cookie, precum: preferintele de afisare ale siteului, acordul in privinta prelucrarii datelor prin cookies sau alte informatii ce nu pot fi folosite pentru a va identifica in final cu un profil unic. Mai multe informatii despre cookieuri si despre cele folosite de www.ioiSRL.ro se regasesc in cadrul Politicii de cookies.
Atunci cand va fi disponibila, pe site, optiunea de a crea conturi de utilizator se vor putea colecta urmatoarele date personale: email, telefon, user si parola, optiunea de acceptare a termenilor si conditiilor si politicii de confidentialitate, alte date oferite de dvs in cadrul experientei de navigare.
Daca ne abordati folosind formularul de contact, se vor putea colecta: nume, email si telefon, alte informatii in cadrul mesajului ce urmeaza sa ni-l trimiteti. Mai este posibil sa prelucram datele dvs. la instructiunile partenerilor nostri in scenariul organizarii de sau participarii la anumite evenimente, datele pe ce le putem prelucra in astfel de ocazii fiind: nume, email si telefon, date companie reprezentata (daca este cazul), fotografii sau inregistrari video.
IPS mai colecteaza informatii de la si despre candidati ce aplica la oportunitatile de angajare sau colaborare disponibile. Aceste informatii pot include datele specific din CV-uri, si anume: documente de identificare, fotografii, inregistrari academice, cursuri sau certificari obtinute, istoric de munca, angajare si referinte. Aceste date, provenite din procesul de recrutare, sunt evaluate prin cerintele de abilitati, experienta si educatia cu posturile specifice oferite. Sursa informatiilor necesare recrutarii poate fi: direct de la dvs, agentii de recrutare, din recomandari sau din sursele publice online.
Totodata, prin accesarea siteului www.ioiSRL.ro, terte parti pot colecta date despre dvs. ca urmare a integrarii pluginurilor retelelor de socializare, chiar daca nu sunteti membru al retelelor de socializare respective. IPS nu este implicata in niciun fel in operatiunile de prelucrare a datelor de catre retelele de socializare, in afara de colectare si transmitere, care au loc automat, fara ca noi sa avem acces sau control cu privire la datele colectate de acestea. Pentru mai multe informatii va rugam sa consultati politicile de confidentialitate ale retelelor de socializare ale caror pluginuri figureaza pe siteul nostru (Facebook, Linkedin, etc).
Siteul nostru contine linkuri catre siteuri terte. Oferim aceste linkuri in principal pentru referintele legale/etc, iar compania noastra nu controleaza si nu este responsabila pentru practicile de confidentialitate sau de continut ale acestor siteuri. Acestor siteuri le revine in integralitate responsabilitatea pentru modul de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal. Inainte de a accesa aceste siteuri va propunem sa le studiati politica de confidentialitate si termenii de utilizare, pentru a va asigura ca datele dvs. vor fi prelucrate conform dorintelor dvs.

Modul de folosire al datelor personale
Folosirea, datelor cu caracter personal, ce vor fi colectate de IPS, va fi doar in scopurile legale.
IPS, prin siteul www.ioiSRL.ro, va furniza in principal informatii de ordin juridic si/sau care tin de operationalul unei companii de tip SRL si continutul acestora poate include date cu caracter personal.
Colectam si pastram, datele personale pe care ni le transmiteti in timpul utilizarii siteului si/sau a serviciilor noastre pentru a ne permite sa livram serviciile pe care ni le solicitati si sa va solutionam cererile ce ni le trimiteti. Comunicarile vizand solicitarile dvs, vi le putem transmite prin email, telefon sau SMS (daca volum/complexitatea o permit).

Baza legala ce permite prelucarea datelor
Daca ne contactati (in nume propriu sau ca reprezentant al unei companii), este necesar sa prelucram datele dvs. personale pentru a putea raspunde solicitarii ce ne-o adresati. Nefurnizarea acestor date conduce in mod automat la imposibilitatea solutionarii cererii dvs.
Putem folosi datele dvs. personale, cand ne-ati oferit consimtamantul, pentru urmatoarele activitati, cu respectarea legislatiei:
¬ pentru solutionarea disputelor sau reclamatiilor
¬ pentru a ne exercita drepturile si obligatiile legale
¬ pentru prevenirea fraudelor
¬ pentru imbunatatirea calitatii serviciilor oferite
In cazul in care folosim datele dvs. personale pentru a ne conforma obligatiilor legale, o facem pentru ca este obligatia noastra legala sa folosim datele dvs. personale in acest scop. In celelalte cazuri, prelucram date cu caracter personal pentru ca este in interesul nostru legitim sa facem acest lucru sau prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.
¬ Este posibila realizarea unor activitati de marketing cu utilizarea datelor dvs. personale. Comunicarile noastre vor fi destinate in special informarii dvs. cu privire la serviciile noastre sau ale partenerilor nostri sau alte subiecte ce v-ar putea interesa. Mai este posibil sa utilizam datele dvs. cu caracter personal pentru a va trimite informatii importante cu privire la site, produse, servicii, starea contului dvs, aceasta politica de confidentialitate sau orice alte politici, acorduri sau tranzactii relevante pentru utilizarea de catre dvs. a siteului, produselor si/sau serviciilor www.ioiSRL.ro. Aceste informatii pot fi importante pentru utilizarea corecta a siteului, produselor si / sau serviciilor de catre dvs. si nu vor reprezenta marketing direct, ci o modalitate de a gestiona relatia cu dvs. sau cu compania pe care o reprezentati si / sau de a respecta o obligatie legala. Este in interesul nostru legitim de a ne promova serviciile si sa folosim datele personale in scopuri de marketing. Aveti oricand dreptul de a va opune prelucrarii datelor cu caracter personal care va privesc in scop de marketing, iar datele dvs. cu caracter personal nu vor mai fi prelucrate in acest scop. Cu fiecare ocazie cand va fi necesar, in conformitate cu legislatia in vigoare, va vom solicita consimtamantul inainte de a va prelucra datele personale in scopuri de marketing. Oricand, va veti putea retrage consimtamantul pentru prelucrarea in scop de marketing, caz in care nu veti mai primi nicio comunicare de marketing din partea IPS.
¬ Folosim cookieuri pentru a va putea oferi o experienta personalizata de navigare si utilizare a siteului si/sau serviciilor noastre. Prin utilizarea acestor informatii, putem masura eficacitatea continutului disponibili si a modului in care vizitatorii folosesc siteul si serviciile noastre. Aceasta ne permit sa aflam ce pagini/postari sunt cele mai atractive pentru vizitatori si care parti ale sunt mai interesante. Informatiile preluate prin cookieuri nu va pot identifica in mod unic. Va rugam consultati Politica de cookieuri pentru informatii suplimentare. Folosirea datelor personale, colectate prin cookieuri, se face daca ne-ati dat consimtamantul si cu scopul de a va oferi o buna experienta de navigare. Oricand aveti dreptul de retragere a consimtamantului, prin intermediul modulului de cookieuri disponibil pe site si fara afectarea legalitatii prelucrarii efectuate pe baza consimtamantului acordat anterior retragerii acestuia.
¬Datele dvs. personale, colectate in scop de recrutare, sunt necesare pentru a evaluarea conformitatea
pentru acele pozitii pentru care ati aplicat in cadrul companiei noastre, inclusiv pozitii de angajat, colaborator, administrative sau de prestator de servicii, daca o astfel de aplicatie a fost primita online, pe hartie sau ca aplicatie in persoana. Folosirea dateleor dvs. personale, in cadrul procesului de recrutare, este acoperit de interesul nostru legitim sa analizam candidatura dvs. pentru a va evalua conformitatea pentru orice pozitie pentru care ati putea aplica in cadrul companiei. Nefurnizarea acestor informatii conduce in mod automat la imposibilitatea evaluarii. Totodata putem prelucra date speciale cu caracter personal din partea candidatilor atunci cand:
• este necesara cu scopul indeplinirii obligatiilor specifice in domeniul ocuparii fortei de munca (ex: date cu privire la sanatate)
• prelucrarea se refera la date cu caracter personal ce nu sunt facute publice in mod manifest de catre aplicant (ex: orientarea sexuala, credintele religioase)
Se pot preluca date privitoare la condamnari penale sau infractiuni cu respectarea adecvata a drepturilor si libertatilor persoanelor vizate.

Cui mai incredintam datele dvs personale?
IPS poate incredinta date personale unor diverse categorii de terte parti, astfel:
¬ autoritati publice sau de reglementare, autoritati fiscale
¬ terti furnizori de servicii care ne pot/vor asista la operarea si interpretarea datelor obtinute in cadrul campaniilor de promovare online
¬ consultantii nostri profesionali: avocati, evaluatori, consultanti fiscali si/sau contabili sau alti experti
¬ furnizorilor de internet si telefonie, sisteme informatice, cloud si hosting, asistenta IT, stocare a documentelor si informatiilor, platforme si/ sau furnizori de revizuire sau management al documentelor si al activitatilor, procesare si traducere a documentelor, secretariat, audit, training
¬ partilor terte implicate in cadrul serviciilor pe care le oferim clientilor, cum ar fi furnizorii de servicii bancare, potentialii parteneri si furnizori de organizare evenimente, campanii de fidelizare sau oferte promotionale, agentii de marketing, PR, publicitate, productie publicitara, organizare evenimente
¬ companii si platforme de resurse umane si salarizare, delegati, furnizori postali sau curieri
¬ potentiali viitori cumparatori ai afacerii sau ai unor parti din afacerea noastra
Pot exista si alte categorii carora sa le increditam datele dvs personale, lista nefiind exhaustiva, pentru a furniza serviciile cat mai eficient si/sau pentru a proteja drepturile, siguranta, sau pentru a raspunde unor reclamatii ori pentru a preveni frauda si activitatile ilegale.

Utilizarea cookieurilor
Utilizarea cookieurilor, de catre www.ioiSRL.ro, are ca scop analiza dinamicii traficului, eficacitatea continutului si a preferintelor utilizatorilor, cu obiectiv final de a facilita o experienta personalizata de navigare si utilizare servicii oferite. Prin utilizarea siteului, IPS si furnizorii de servicii, putem colecta adresele IP (Internet Protocol). IP-ul este o serie de numere atribuite automat computerului dvs. de catre furnizorul de servicii internet (ISP). Acest IP este identificat si retinut, in mod automat, in fisierele-registru ale siteului nostru la fiecare vizita, cu retinerea orelor si paginilor vizitate. Utilizarea adreselor IP ne ajuta sa intelegem modul de interactiune cu utilizatorii si la imbunatatirea acesteia. Pentru alte informatii legate de cookieuri folosite de www.ioiSRL.ro si modul in care va puteti exprima preferintele legate de acestea, va rugam sa consultati Politica de cookieuri.
Pentru mai multe informatii despre cookies, vizitati allaboutcookies.org.

Unde sunt transferate datele personale?
Pentru asigurarea functionarii siteului www.ioiSRL.ro si a livrarilor serviciilor acestuia, ne asteptam sa nu fie necesara transferarea datelor dvs personale catre locatii din afara Spatiului Economic European (SEE). In eventualitatea necesitatii transferarii datelor personale colectate in afara SEE/ spre alta jurisdictie, ne vom asigura -anterior transferarii- de existenta unui caracter adecvat al nivelului de protectie sau ca respectivul operator (primitor date) ofera garantii suficiente, ori eventuala aplicabilitate a uneia/unora dintre exceptiile:
• v-ati exprimat in mod explicit acordul cu privire la transferul propus, dupa ce ati fost informat asupra posibilelor riscuri pe care astfel de transferuri le pot implica;
• transferul este necesar:
¬ pentru stabilirea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta
¬ din considerente importante de interes public

Pentru cat timp pastram datele dvs personale?
Datele persoanle colectate, vor fi pastrate o perioada optim de lunga cat sa acopere scopul colectarii si in vederea satisfacerii oricaror cerintele legale sau de raporate. In determinarea perioadei optime de pastrare a datelor vom lua in calcul cerintele legale, riscurile cu grade diferite de probabilitate si gravitate pentru drepturile si libertatile dvs, natura datelor, domeniul lor de aplicare, contextul si scopurile prelucrarii, precum si daca putem atinge scopurile prelucrarii prin alte mijloace. In mod permanent este revizuita necesitatea pastrarii datelor dvs personale si odata stabilita atingerea termenelor de pastrare permise se va proceda la distrugerea datelor dvs personale prin metode ce nu vor mai permite reconstituirea sau recuperarea lor. Cand din evaluarile rezonabile rezulta non-necesitatea imediata a datelor, acestea se distrug imediat, fara nicio notificare sau raspundere (ex: ofertele necastigatoare primite in cadrul licitatiilor de produse/servicii nu vor fi pastrate).

Confidentialitatea si securitatea datelor dvs personale
Masurile active si rezonabile sunt implementate pentru protejarea datelor personale impotriva dezvaluirii, pierderii, modificarii, distrugerii, accesului neautorizat sau altor forme ilegale de prelucrare. Doar acei destinatari autorizati pot avea acces la datele personale, conform programului de securitate al informatiilor si proportional cu riscurile asociate prelucrarii. Orice colaborator (intern sau extern) se obliga sa respecte confidentialitatea datelor personale si sa garanteze un nivel de Securitate cel putin egal cu cel oferit de IPS.

Totodata facem tot posibilul pentru a pastra datele dvs. personale in siguranta. Utilizam protocoale sigure pentru comunicarea si transferul de date (ex: HTTPS). Se foloseste anonimizarea si pseudonimizarea acolo unde este potrivit. Monitorizam sistemele noastre pentru posibile vulnerabilitati si atacuri cibernetice. Cu toate eforturile si actiunile depuse nu putem garantarea securitatea informatiilor.

Drepturile clientului/utilizatorului siteului sau serviciilor IPS
Conform GDPR, protectia conferita se aplica „persoanelor fizice, indiferent de cetatenia sau de locul de resedinta al acestora, in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal ale acestora. Prezentul regulament nu se aplica prelucrarii datelor cu caracter personal care privesc persoane juridice si, in special, intreprinderi cu personalitate juridica, inclusiv numele si tipul de persoana juridica si datele de contact ale persoanei juridice”.
De avut in vedere ca drepturile acoperite de GDPR apartin exclusiv persoanelor fizice, fara acoperirea lor si pentru persoanele juridice. O persoana fizica poate avea urmatoarele drepturi, legate de datele ei personale – prelucrate de catre www.ioiSRL.ro:
¬ dreptul de acces. Vom confirma si furniza, daca ne este permis de lege, o copie a datelor dvs personale ce au fost prelucrate.
¬ dreptul la rectificate. Vom rectifica eventualele date personale eronate sau incomplete.
¬ dreptul de stergere. Ne puteti cere stergerea sau suprimarea unor date personale, conform situatiilor specifice prevazute de lege. Conform GDPR, putem sa nu dam curs unei cereri de stergere a datelor dvs cu caracter personal in situatia in care prelucrarea este necesara pentru stabilirea, exercitarea sau apararea drepturilor noastre conferite de lege sau avem o obligatie legala de prelucrare a datelor.
¬ dreptul de a restrictiona prelucrarea. Putem primi si analiza solicitari de blocare sau oprire a prelucrarii datelor dvs personale pentru anumite situatii.
¬ dreptul la portabilitatea detelor. In anumite situatii, aveti dreptul sa primiti, intr-un format frecvent utilizat, datele personale ce ni le-ati furnizat.
¬ dreptul de a obiecta. Ne puteti cere sa nu mai prelucram datele dvs personale sau sa nu va mai trimitem mesajele de marketing.
¬ dreptul de a va retrage consimtamantul. Aveti dreptul sa retrageti consimtamantul in orice moment.
¬ dreptul de a depune o plangere la autoritatea de supraveghere. Daca va nemultumeste orice aspect al practicilor noastre de confidentialitate si/sau modul in care ne-am ocupat de datele dvs. personale, puteti sa raportati situatia autoritatii de supraveghere competente. www.dataprotection.ro/
¬ activarea optiunii de a va exercita drepturile conferinte de aceasta politica de confidentialitate. Ne puteti contacta prin email (contact@ioisrl.ro). Precizam ca este posibil sa solicitam date suplimentare si specifice in vederea confirmarii identitatii si legitimitatii solicitarii. Scopul este de a ne a ne asigura ca datele cu caracter personal nu sunt divulgate niciunei persoane ce nu are dreptul sa le primeasca.

Modificari ale acestei politici de confidentialitate
Vom actualiza in mod frecvent aceasta politica, pentru a fi intotdeauna la zi cu modul in care folosim datele dvs. personale. Vom efectua modificari pentru a respecta modificarile aduse legislatiei aplicabile sau cerintelor de reglementare.Va recomandam sa o parcurgeti in mod periodic, avand ca reper referinta privind ultima data ultimei actualizari – de la inceputul acestei proceduri, pentru a fi informat cu privire la modul in care folosim datele dvs. personale.